? 成功實施erp的規范流程

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行業新聞
成功實施erp的規范流程
發布日期:2015-10-24 來源:ERP資訊網
為了加強公司ERP項目的管理,保證ERP項目實施工作的順利進行,發揮ERP項目所能達到的最佳效益,根據相關的公司政策,制度出ERP項目實施管理制度。 

領導與組織


實施ERP是一項項目管理工作,為了實現規定的目標,必須明確項目的范圍與工作內容,合理利用各種資源,在規定的時間和預算內完成項目的實施。值得提一下的是在項目小組內的成員,不論其在企業內現有崗位的職務職稱或級別高低,在一個實施項目中,都應當尊重和接受項目組長(經理)的領導,這是項目管理工作所要求的,每一位項目成員都應當正確理解這個特點,也需要總經理支持和反復強調,以利工作正常進行。

  實施ERP系統有大量的工作要做;管理改革也要配合進行。為了保證項目按計劃進度順利實施,首先要組織落實。根據公司實際情況,具體組織結構如下所示。


項目推進委員會成員:
項目執行委員會成員:
項目實施技術小組:
部門業務骨干:
顧問小組:
項目推進委員會成員
  項目推進委員會成員簡稱領導小組,由總經理主持,領導小組的主要工作是:
①制定方針策略,指導項目小組;
②設定項目目標、范圍及評價考核標準;
③批準項目計劃,監控項目進程;
④調配人力和資金;推動培訓工作;
⑤解決項目小組不能解決的問題;
⑥研究企業管理改革措施;
⑦研究企業工作流程的調整與機構重組;
⑧審批軟件二次開發方案并驗收;

⑨審批新系統的工作準則與工作規程,保證項目能夠正常進行;


領導小組至少每兩周舉行一次例會,但是領導小組組長(總經理)需要經常關心、參與和指導實施工作,及時處理各種問題;在ERP項目中,領導關注的重點可以概括地說是:人、企業文化、改革和效益。實施ERP系統,是一種對人的投資,可以把關注的重點放在以下幾方面:
  ①抓培訓效果和人員素質的提高。
  ②明確職責,樹立尊重、信任、合作的團隊精神。檢查工作成果,賞罰分明。
  ③監督數據的準確性,改革不利于數據準確的各種因素。
  ④轉變職工的管理觀念,推進企業管理深化改革。
  ⑤把ERP系統用于實處,解決企業實際的業務問題,實現企業目標效益。
項目執行委員會和項目實施技術小組
  項目實施小組的協同工作在公司范圍內實施ERP軟件,有可能會使組織、業務流程與功能發生變化,因此成立一個由企業最高管理層、各個業務部門人員及信息部組成的項目實施小組顯得尤為重要,而不是單純由信息部去實施整個過程。項目實施小組通稱項目小組,
  項目小組的成員包括各主要業務部門的主管或業務骨干,這些人員不僅熟悉本部門的工作,也了解其他相關部門的情況及相互關系。他們中間一部分還可兼任有關職能組組長的工作,他們應當是熱心管理改革并能為實施ERP系統而勤奮工作的人員。
  項目執行委員會和項目實施技術小組對項目推進委員會負責,主要的工作是:
  ①制定實施計劃,保證計劃的實現;
  ②指導、組織和推動職能組的工作;
  ③負責數據準備,保證錄入數據的準確、及時和完善;
  ④負責組織原型測試和模擬運行,對管理改革的問題提出解決方案和建議;
  ⑤組織和開展企業內部的培訓,擔負起教員的工作;
  ⑥主持制定新的工作準則和工作規程;

  ⑦提交個階段的工作成果報告


項目小組每周至少有1-2次例會,必要時每天召開短時間的碰頭會。
職能組及專題組
  職能組:與企業實施的ERP系統有關的部門,指定幾名骨干組成職能組,在部門主管指導下,研究本部門實施ERP系統的方法和步驟,掌握與本部門有關的軟件功能,準備并錄入數據,學會應用各種報表提供的信息,培訓本部門的使用人員,參加制定工作準則與工作規程,做好新舊管理模式的切換,運行新系統。職能組要隨時研究工作,并對項目小組負責。
專題組:在研究一個專題時,如確定物料編碼,有項目組長會同有關部門,組成專題組,在短期內完成某個專題研究。專題組的人數根據需要而定;工作完成后,專題組可以解散。


實施方項目組主要成員及職能描述
(1)項目負責人
與企業用戶討論并確定最終項目范圍和實施方法
負責制訂具體的項目計劃,包括培訓計劃
把握項目各方面的進程
指導業務流程重組和項目變更
檢查及調控項目實施范圍
向公司匯報項目狀況,提出建議及改進措施
負責項目階段質量
其它項目經理所應該負責的項目管理工作
(2)技術工程師
對項目實施按項目實施計劃提供技術支持
協助項目經理定義項目的范圍及目標
參與討論、制定項目計劃
按項目實施計劃提供系統技術培訓
制訂指導系統管理策略和方案
制訂數據管理策略和方案
進行客戶化開發的設計、開發和測試
負責系統安裝、提供設備選型參數  
對系統整體性能提出意見
根據以往的實施經驗提供設計及集成方面的建議
完成數據轉換和系統切換工作,保證系統啟動運行
負責單元、系統及整體性測試
負責匯編用戶手冊并對最終用戶進行培訓和指導
負責其它必要的技術工作
(3)實施顧問
調研用戶需要,設計解決方案
對項目實施按項目實施計劃提供實施支持
協助項目經理定義項目的范圍及目標
參與討論、制定項目計劃
按項目實施計劃提供系統功能培訓
制訂指導系統詳細實施計劃和進度方案
制訂數據轉換格式和方案
進行系統的客戶化
協助技術人員進行系統安裝及技術維護
對系統整體性能提出意見
根據以往的實施經驗提供實施風險及防范方面的建議
完成系統階段實施目標,保證系統按期順利運行
協助技術人員進行單元、系統及整體性能測試
協助項目經理進行階段驗收和系統驗收
其它必要的實施工作
(4)客戶代表
負責與企業用戶方面的關系協調和溝通
負責資料收集和信息傳遞

根據項目的需要,負責其它必要的項目工作。


基礎工作整理
做好手工會計業務數據規范化工作。
(1) 重新核對各類憑證,帳簿,做到帳證,帳帳,帳實相符。對其中的 混亂,歷史遺留問題,差異,調整到最低水平。
(2)清理往來帳戶和銀行帳戶。對串戶,未達帳項,呆帳和壞帳及時核銷或沖銷。
2.做好各類帳證表資料格式規范化工作:
(1)劃分保留和修改的內容;
(2)對部分會計資料格式重新設計或修改;
(3)記帳憑證摘要欄進一步規范,簡明扼要。
3.將會計核算程序化:
(1)事先確定錄入,審核,記帳等數據傳遞次序;
(2)規定操作員執行數據傳遞次序的時間責任。
4.其他需要重新確定的工作:
(1)各種會計核算方法;
(2)成本核算方法;
(3)折舊計提方法;

(4)工資提取與發放辦法


五.制度調整
在電算化后,會計核算制度應作調整:
會計科目保留漢字會計科目名稱,一級會計科目編碼符合會計準則要求:
出納員,程序員不得兼任憑證錄入工作,不得進行系統操作;
現金,銀行日記帳可用活頁式帳頁,并按天打??;
一般帳簿可根據工作需要,按月,季,年度打印,業務量較少的帳簿可滿面頁打??;
在所有記帳憑證數據已存于電腦條件下,用總分類帳戶本期發生額對照表替代總分類帳;
在記帳后如發生憑證錄入錯誤,應使用“紅字”沖帳法予以糾正,編制補充登記或負數沖銷憑證,重新修改。

 

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