? ERP系統中財務與前端物流集成淺析

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行業新聞
ERP系統中財務與前端物流集成淺析
發布日期:2015-10-30 來源:ERP資訊網

 企業資源計劃系統(ERP)是一種利用信息化手段將先進的企業管理理念固化的管理信息系統,用于實現跨地域、跨業務流程、甚至跨公司進行生產、財務等信息的實時管控。ERP系統中涵蓋銷售、生產、采購、財務、成本等多個功能模塊,這些模塊間的高度實時集成使財務的核算管理與前端業務緊密聯系,使財務的計劃、核算、分析延伸到企業各個業務部門的最末端,為企業的生產經營提供快速、高效的決策支持。


    在前端物流主要有以下幾個模塊與財務高度集成:銷售(SD)、生產(PP)、采購和庫存管理(MM)。下面筆者將結合在實施企業信息化過程中的一些心得體會,逐一介紹財務與這些模塊的集成點,來說明財務模塊是如何完全融入企業整體流程中去的。


    我們先來設計一個簡單的業務場景,將這幾個模塊聯系起來:某客戶需要定購100噸某型號的鋼材,假設需要預交款;銷售人員在系統中對這筆業務創建一張銷售訂單,在訂單錄入時會檢查自己的庫存,若倉庫內有足夠的庫存,且貨物金額不超過信貸風險總額,那么就接著根據計劃的時間進行交貨,發貨和開票等后續處理;若此時沒有足夠的庫存,生產部門就會創建生產訂單組織生產。生產過程中如果需要外部采購一些原材料,那么系統會自動生成采購請求,采購部門的同事再根據采購請求決定是不是進行該原材料的采購等等,最后通過生產提供足夠的庫存,銷售這邊就可以進行交貨開票了。


    在上述業務場景中,與財務的集成點主要體現在銷售預交款、銷售發貨、銷售開票、采購收貨、采購發票校驗、原材料生產領用、產成品入庫上。


    1、銷售預交款


    銷售預交款是由財務人員在系統中直接錄入會計憑證,會計分錄如下:


    借:銀行存款


    貸:預收賬款-某客戶


    在財務記賬后,系統中會產生一個該客戶的信用額度,而該額度直接決定了能否成功創建銷售定單及發貨。如果客戶交的貨款不足以支付本次貨物金額,一般情況下,系統是不允許發貨的。


    2、銷售發貨


    銷售訂單的發貨過賬環節,是訂單中產品的真正出庫環節,執行此環節將意味著庫存產品的減少,同時結轉主營業務成本。生成的會計分錄如下:


    借:主營業務成本


    貸:庫存產品


    銷售發貨既體現了銷售業務與的財務集成,同時又是銷售業務和庫存管理的一個集成點。銷售發貨的動作由銷售公司下屬成品庫完成,因此它實現的是銷售業務的一個步驟。


    3、銷售開票


    銷售開票就是是在系統中生成一張開票憑證,也就是我們常說的發票。由于銷售開票是銷售業務的最后一個環節,因此,發票在系統中的開具一般參照系統中之前的其他憑證(如銷售訂單或發貨單)信息建立,系統會根據后臺配置好的規則自動復制與之相關憑證的信息,從而使得開票過程簡化,在很大程度上減少了人為差錯的發生。


    當開票業務在系統中完成后,在財務會計模塊會自動生成相應的會計憑證。具體的會計分錄如下:


    借:應收賬款-某客戶


    貸:主營業務收入


    應交稅金-增值稅-銷項


    4、采購收貨


    采購收貨是MM(物流管理)中的一個環節,通常在發票校驗步驟之前執行。與銷售發貨類似,采購收貨是采購供應與倉儲部門的共同職責,同時在收貨業務進行時系統會自動記賬,生成會計憑證。


    在一般的手工會計處理和簡單的會計軟件處理過程中,會要求存貨在收到供應商發票以后再入賬,月末如果發票未到就以應付暫估入賬。這樣做雖然方便了會計工作,但同時也帶來了兩大弊端:一是容易造成財務賬與實物賬不符;二是期末核對工作大大增加。


    在ERP系統中會采用采購收貨和發票校驗兩個業務全部記賬,兩者通過“暫估應付”及“材料成本差異”科目建立勾稽關系。收貨時系統生成會計憑證如下:


    借:原材料


    貸:應付賬款-暫估應付


    對于因采購訂單價格與所采購的原材料在系統中維護的價格之間的差異通過“材料成本差異”科目核算。


    5、發票校驗


    發票校驗充分體現了系統的高度集成性。該功能將采購定單和收貨中的相關信息自動帶入發票校驗窗口,無需人工重復輸入入庫數量、價格等信息并自動檢查發票的內容、單價是否準確。如果實際收到的發票和后臺配置的默認值有差異,則根據默認值的容差范圍來決定系統是否可以進一步執行。


    當發票校驗完畢并過賬后,系統會生成下列會計憑證,同時沖減由收貨產生的暫估應付金額:


    借:應付賬款-暫估應付


    應交稅金-增值稅-進項


    貸:應付賬款


    6、原材料生產領用


    在生產過程中,各個工序會根據實際生產需要領用原材料,系統會自動記賬如下:


    借:生產成本-原材料


    貸:原材料


    7、產成品入庫


    產品生產完畢,下線入庫時,系統會自動記賬如下:


    借:產成品


    貸:生產成本-成本轉出


    在上述場景中,不同的前端業務之所以產生不同的財務記賬憑證,是因為在系統中會計科目及記賬方向與前端物流的移動類型及移動方向緊密集成并事先指定好。只要是在系統中發生的前端業務一定,則生成的會計憑證類型也會一定,不同的只是物料種類、數量、金額及執行的業務部門等。


    從財務核算的角度分析,在企業經營過程中,物料移動不僅反映了庫存數量的變化,更重要的是發生了庫存價值的轉移。因此涉及到物料轉移的大部分業務需要在財務會計上進行反映并記錄價值轉移的過程。系統根據財務部門與其他業務部門共同制定的規則來決定系統中物料的價值,同時在系統后臺配置自動科目確定以便在系統執行物流轉移業務是自動生成財務會計憑證。通過高度集成,可以準確核算存貨、材料成本差異、生產成本等會計科目。另外,ERP系統具有強大的信息流追溯功能,這樣,可以實現對一項業務不論是在物流還是財務環節的追溯。


    8、結語


    財務與前端物流的無縫集成,一方面保證了財務數據的準確性,同時也可促使公司的產、供、銷、人、財、物管理清晰透明,規范可控,極大地推進了公司管理變革創新,一定程度上提高了管理效率、客戶滿意度和企業核心競爭能力。

 

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